La gestión de un laboratorio ha dejado de limitarse al registro de muestras y resultados. A medida que los laboratorios crecen y sus procesos se vuelven más complejos, también aumentan las necesidades relacionadas con la calidad, los equipos, los reactivos, la planificación del trabajo, la gestión documental, los clientes, la facturación y la integración con otros sistemas.
Cada una de estas actividades genera información que debe estar conectada, ser fiable y estar disponible cuando se necesita. Sin embargo, cuando los datos se encuentran repartidos entre diferentes aplicaciones, hojas de cálculo o procedimientos manuales, aumentan las tareas administrativas, las posibilidades de error y las dificultades para obtener una visión completa del laboratorio.
Por eso, hablar del futuro de un LIMS implica ir mucho más allá de sus funciones tradicionales. Un sistema de gestión de laboratorio debe ser capaz de acompañar a la organización en todas sus áreas, conectar los procesos, automatizar tareas y transformar los datos en información útil para tomar decisiones.
En este artículo, desde Orange Data, analizamos qué debería ser capaz de gestionar un LIMS para responder a las necesidades de los laboratorios actuales y futuros, incluyendo el papel que desempeñarán la conectividad, la inteligencia artificial y la seguridad de la información.
Un LIMS ya no puede limitarse solamente a gestionar muestras
La gestión de muestras sigue siendo el núcleo de cualquier LIMS, pero alrededor de cada muestra existen numerosos procesos que forman parte de la actividad diaria del laboratorio.
Una solicitud de análisis puede comenzar con una oferta comercial, continuar con un contrato, un muestreo, la recepción de muestras y la planificación de los trabajos, requerir equipos y reactivos específicos y finalizar con la validación de los resultados, la emisión del informe y su correspondiente facturación.
Todo ello puede implicar a distintos departamentos, técnicos y responsables.
Cuando estos procesos se gestionan desde herramientas independientes, la información debe trasladarse de unas aplicaciones a otras, generando duplicidades, tareas manuales y posibles errores.
En cambio, cuando todos los procesos están conectados, los datos pueden acompañar a cada muestra durante su recorrido por el laboratorio, manteniendo la trazabilidad y facilitando el trabajo de los diferentes departamentos.
Por eso, el LIMS del futuro debe convertirse en el centro de gestión del laboratorio, integrando su actividad técnica, organizativa, documental, comercial y económica.
¿Qué debe reunir el LIMS del futuro?
Un LIMS integral debe ofrecer mucho más que funcionalidades aisladas. Su verdadero valor reside en la capacidad de conectar las distintas áreas del laboratorio y conseguir que trabajen de forma coordinada.
Estas son algunas de las capacidades que consideramos fundamentales:
Una gestión completa del ciclo analítico y de la planificación del laboratorio
El recorrido de una muestra comienza mucho antes de su análisis y termina después de obtener el resultado.
Un LIMS debe permitir gestionar todas las etapas del proceso analítico, desde la planificación del muestreo y la recepción de muestras hasta la definición de las determinaciones, la asignación de técnicas y métodos, la elaboración de hojas de trabajo, la introducción de resultados, su validación y la emisión de informes.
También debe facilitar la gestión de cálculos, especificaciones, valores de referencia y criterios de aceptación, así como el seguimiento de las distintas fases por las que pasa cada muestra.
Pero gestionar un laboratorio no significa únicamente registrar lo que se ha realizado. También implica planificar y organizar el trabajo pendiente.
Conocer las muestras que están esperando ser analizadas, distribuir tareas entre técnicos, controlar las cargas de trabajo, establecer prioridades y detectar posibles retrasos permite mejorar la organización y cumplir los plazos comprometidos con los clientes.
De esta forma, el LIMS no solo ayuda a conocer qué ha ocurrido, sino también qué trabajos deben realizarse a continuación y qué recursos son necesarios para completarlos.
Una calidad y trazabilidad completamente integradas
La calidad debe formar parte de la actividad habitual del laboratorio y no funcionar como un sistema independiente de los procesos analíticos.
Un LIMS avanzado debe facilitar la gestión documental y el control de versiones de documentos e informes, así como el registro de auditorías mediante un Audit Trail que permita conocer quién ha realizado cada operación, cuándo y qué modificaciones se han producido.
También debe contemplar la gestión de incidencias, no conformidades, acciones correctivas, reclamaciones, auditorías, evaluación de proveedores, formación del personal y autorizaciones de los usuarios.
En el caso de los laboratorios acreditados, resulta especialmente importante disponer de herramientas que faciliten el cumplimiento de los requisitos aplicables de la norma UNE-EN ISO/IEC 17025, incluyendo la trazabilidad de los registros técnicos, los métodos utilizados y la gestión adecuada de los resultados.
Para más información: ISO 17025: cómo un LIMS garantiza el cumplimiento de esta normativa en los laboratorios
Igualmente, el sistema debe permitir gestionar correctamente el uso de la marca ENAC y diferenciar los ensayos y resultados amparados por la acreditación de aquellos que no lo están, conforme al alcance de cada laboratorio.
La trazabilidad debe abarcar todo el proceso, desde la identificación inicial de la muestra hasta la emisión del informe, incluyendo las personas que han intervenido, los recursos utilizados y las decisiones adoptadas.
Así, el LIMS se convierte en una herramienta de apoyo tanto para la gestión diaria como para las auditorías y los procesos de mejora continua.
Equipos, reactivos y recursos bajo control
La fiabilidad de un resultado analítico depende también de los recursos utilizados para obtenerlo.
Por ello, la gestión de equipos debe estar conectada con la actividad analítica, incluyendo su identificación, disponibilidad, calibraciones, verificaciones, mantenimientos, averías y seguimiento de patrones y materiales de referencia.
Esta integración facilita comprobar si un equipo se encuentra en condiciones de uso y relacionar los análisis realizados con los instrumentos empleados.
Lo mismo sucede con los reactivos y materiales de laboratorio.
La gestión del almacén, las existencias, los inventarios, los lotes, las caducidades, los pedidos y las compras a proveedores permite conocer los recursos disponibles y mantener un seguimiento de su utilización.
Además, disponer de información actualizada facilita anticipar necesidades de aprovisionamiento, reducir interrupciones por falta de material y evitar pérdidas asociadas a productos caducados o almacenados innecesariamente.
El objetivo es que los equipos, los reactivos y los materiales no se gestionen de manera aislada, sino como parte del mismo proceso que permite realizar los análisis.
Una integración y automatización que conecte todo el laboratorio
La capacidad de comunicarse con otras tecnologías es uno de los requisitos esenciales de un LIMS moderno.
Un sistema de gestión de laboratorio debe facilitar la conexión con instrumentos, analizadores, balanzas y otros equipos, permitiendo automatizar la recepción de resultados y, cuando los dispositivos lo admitan, intercambiar información de forma bidireccional.
Esta conectividad contribuye a reducir las transcripciones manuales y los posibles errores asociados a ellas.
Además, mediante tecnologías de integración y API, el LIMS debe poder intercambiar información con sistemas de gestión empresarial, plataformas de producción, herramientas de calidad y otras aplicaciones utilizadas por la organización.
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Las importaciones y exportaciones automatizadas, la integración de nuevos equipos y la migración de información desde otros LIMS también son capacidades importantes para facilitar la evolución tecnológica del laboratorio.
La automatización no consiste únicamente en realizar las tareas más deprisa, sino en conseguir que la información circule entre sistemas sin duplicidades, mejorando la fiabilidad de los datos y reduciendo la carga administrativa.
Una información que ayude realmente a tomar decisiones
Los laboratorios generan diariamente grandes cantidades de datos que pueden aportar mucho más valor que el resultado individual de un ensayo.
Un LIMS debe transformar esos datos en información útil mediante informes, estadísticas, indicadores y KPIs, permitiendo analizar la actividad técnica, la productividad, los tiempos de respuesta, la evolución económica o las incidencias de calidad.
Los cuadros de mando web ofrecen una visión global del funcionamiento del laboratorio y permiten consultar la información relevante de forma rápida y visual.
También resulta especialmente interesante la posibilidad de visualizar estos indicadores en pantallas Smart TV situadas en diferentes áreas del laboratorio, producción o calidad.
Para saber más: LabData LIMS: Transformando la visualización de datos en Smart TVs.
Por ejemplo, un responsable puede necesitar conocer cuántas muestras están pendientes, qué departamentos presentan mayor carga de trabajo, qué análisis acumulan retrasos o cómo evoluciona la actividad de un determinado cliente.
Disponer de toda esta información conectada permite pasar de una gestión reactiva a una gestión basada en datos, anticipando problemas y facilitando decisiones mejor fundamentadas.
Inteligencia artificial: preguntar al LIMS y obtener respuestas de toda la información del laboratorio, sin compartir los datos con proveedores externos
La inteligencia artificial representa una de las evoluciones más interesantes en el futuro de los sistemas de gestión de laboratorio.
Hasta ahora, obtener determinada información podía requerir consultar distintos módulos, generar informes específicos, aplicar filtros o exportar datos para analizarlos posteriormente.
Pero, ¿y si fuera posible preguntar directamente al LIMS cualquier cuestión relacionada con la información del laboratorio y obtener una respuesta sin necesidad de conocer dónde están almacenados los datos?
Esta es precisamente una de las líneas de evolución en las que estamos trabajando desde Orange Data.
Estamos ultimando una nueva funcionalidad de inteligencia artificial para LabData LIMS que permitirá aprovechar el conjunto de la información disponible en el sistema mediante consultas realizadas en lenguaje natural.
El objetivo es que los usuarios puedan formular preguntas sobre el 100 % de los datos del laboratorio a los que tengan acceso, abarcando información analítica, muestras, resultados, clientes, equipos, reactivos, almacén, stock, compras, facturación, datos económicos, calidad y otros procesos gestionados desde el LIMS.
Por ejemplo, un usuario podría plantear preguntas como:
- ¿Qué determinaciones han aumentado más su volumen durante los últimos seis meses?
- ¿Qué clientes han generado una mayor facturación durante el último año?
- ¿Qué reactivos están próximos a agotarse o caducar?
- ¿Cuáles son los análisis que acumulan mayores tiempos de respuesta?
- ¿Qué no conformidades se han registrado y cuáles son las más frecuentes?
- ¿Cómo ha evolucionado la actividad de un departamento respecto al año anterior?
- ¿Qué relación existe entre el volumen de muestras procesadas, los recursos utilizados y los ingresos generados?
De esta forma, la información deja de estar limitada a consultas e informes previamente definidos y se abre la posibilidad de analizar los datos del laboratorio de una manera mucho más flexible, directa y accesible.
Pero existe una característica de esta nueva funcionalidad que consideramos especialmente importante:
LOS DATOS DEL LABORATORIO NO SE ENVÍAN A NINGÚN PROVEEDOR EXTERNO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL.
A diferencia de otras soluciones que requieren transmitir información a servicios de IA de terceros para procesar las consultas, nuestra propuesta está diseñada para que los datos permanezcan dentro del entorno de información controlado del laboratorio, sin necesidad de compartirlos con proveedores externos de inteligencia artificial.
Esto permite preservar la confidencialidad de la información analítica, económica y comercial, una cuestión especialmente sensible cuando se trabaja con resultados de clientes, información de producción, fórmulas, procesos industriales o documentación sujeta a requisitos de confidencialidad.
La nueva funcionalidad también deberá respetar los permisos de acceso establecidos en LabData LIMS, de manera que cada usuario pueda consultar únicamente la información para la que esté autorizado.
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El verdadero avance no consiste solamente en incorporar inteligencia artificial a un LIMS, sino en conseguir que toda la información del laboratorio pueda consultarse y aprovecharse de una forma más inteligente, manteniendo el control y la confidencialidad de los datos.
Con esta evolución, LabData LIMS dará un paso más hacia un modelo de gestión en el que la información no solo se registra, organiza y visualiza, sino que también puede explorarse mediante preguntas directas para facilitar el análisis y la toma de decisiones.
Una gestión administrativa y económica conectada con la actividad técnica
La evolución de un LIMS también pasa por integrar procesos que tradicionalmente se han gestionado mediante aplicaciones administrativas independientes.
Clientes, ofertas, presupuestos, tarifas, contratos y pedidos pueden formar parte del mismo flujo de información que la planificación de muestreos y la realización de los análisis.
Esta conexión permite relacionar la actividad técnica con la gestión comercial y económica, evitando introducir varias veces la misma información.
A partir de ahí, también es posible conectar los procesos de facturación y cobros, incluyendo funcionalidades relacionadas con VeriFactu, la gestión de recibos y las remesas bancarias SEPA.
Pero la gestión económica de un laboratorio no debería limitarse a emitir facturas.
Conocer los costes de los análisis, el tiempo dedicado a realizarlos, el consumo de recursos y la rentabilidad de determinados servicios o clientes aporta información de gran valor para la dirección.
El objetivo no es convertir el LIMS en un ERP generalista, sino conectar la información económica con la actividad real del laboratorio y permitir su intercambio con otros sistemas cuando sea necesario.
Una comunicación más directa con los clientes
La digitalización de un laboratorio no debe limitarse a sus procesos internos.
Los clientes también necesitan disponer de información de manera rápida, accesible y segura, sin depender continuamente de llamadas telefónicas o intercambios de correos electrónicos.
Por eso, un LIMS preparado para el futuro debe poder integrarse con portales y servicios digitales que permitan consultar el estado de los análisis, realizar solicitudes, acceder a informes y recuperar el historial de los trabajos realizados.
Estas capacidades facilitan una comunicación más fluida, mejoran la experiencia del cliente y reducen determinadas tareas administrativas del laboratorio.
Además, la integración con otras aplicaciones y plataformas permite adaptar los servicios digitales a las necesidades particulares de cada organización.
El resultado es un laboratorio más conectado, no solo internamente, sino también con las empresas y profesionales que utilizan sus servicios.
Seguridad, confidencialidad y disponibilidad de la información
A medida que un LIMS concentra más procesos y datos, también aumenta la importancia de garantizar su protección.
La seguridad no debe entenderse como una funcionalidad adicional, sino como un requisito presente en toda la arquitectura del sistema.
Un LIMS debe contemplar la gestión de usuarios, roles y permisos, la trazabilidad de los cambios, el control de accesos y los mecanismos adecuados para proteger la integridad y disponibilidad de los datos.
Igualmente, resulta fundamental disponer de procedimientos de copia de seguridad, recuperación de información y continuidad de la actividad ante posibles incidencias.
Esta protección debe extenderse también a las integraciones externas y a las nuevas herramientas de inteligencia artificial.
La incorporación de tecnologías innovadoras no puede suponer una pérdida de control sobre la información del laboratorio.
Por eso, la innovación tecnológica debe avanzar de la mano de la seguridad, la confidencialidad y el cumplimiento de los requisitos aplicables a cada organización.
El LIMS del futuro debe adaptarse a cada laboratorio y crecer con él
Todo lo anterior plantea una cuestión importante: ¿debe un LIMS hacerlo absolutamente todo?
Más que incorporar funcionalidades de manera indiscriminada, el verdadero reto consiste en disponer de una plataforma capaz de integrar todos los procesos necesarios y adaptarse a la forma de trabajar de cada laboratorio.
No tiene las mismas necesidades un laboratorio agroalimentario que uno medioambiental, industrial, de control de calidad o dedicado a servicios analíticos especializados.
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Tampoco son iguales las necesidades de un pequeño laboratorio independiente y las de una organización con varios centros, departamentos y un elevado volumen de muestras.
Por ello, la flexibilidad, la modularidad y la capacidad de parametrización resultan esenciales.
Un LIMS debe permitir adaptar procedimientos, técnicas, métodos, informes, circuitos de validación y funcionalidades a las particularidades de cada organización, sin obligar al laboratorio a modificar innecesariamente sus procesos para ajustarse al software.
Al mismo tiempo, debe ser una herramienta sencilla de utilizar, que facilite el trabajo diario de técnicos, responsables de calidad, personal administrativo y dirección.
A medida que el laboratorio crece, el sistema debe poder incorporar nuevas capacidades, conectar más equipos, automatizar procesos adicionales y gestionar mayores volúmenes de información sin perder coherencia ni trazabilidad.
LabData LIMS: hacia una gestión integral e inteligente del laboratorio
En Orange Data entendemos que el futuro de los sistemas LIMS pasa por una evolución continua, capaz de dar respuesta tanto a las necesidades actuales como a los nuevos retos tecnológicos y organizativos de los laboratorios.
Nuestra visión de LabData LIMS se basa en conectar las diferentes áreas de gestión, reducir tareas manuales, mejorar la trazabilidad y aprovechar al máximo la información disponible.
La incorporación de nuevas herramientas de análisis de datos, conectividad e inteligencia artificial forma parte de esa evolución.
Y, especialmente, estamos convencidos de que el futuro no consiste únicamente en disponer de más datos, sino en poder obtener de ellos respuestas útiles de forma rápida, sencilla y segura.
Porque un LIMS preparado para el futuro no es simplemente un programa para gestionar muestras.
Es una plataforma que conecta personas, procesos, recursos e información para ayudar al laboratorio a trabajar mejor, tomar decisiones y seguir creciendo.
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