La toma de muestras es una parte fundamental del trabajo de muchos laboratorios. Antes de que una llegue al mismo para ser analizada, existe todo un proceso de recogida, identificación y registro de información que debe realizarse de forma precisa. De hecho, cuando estos datos se gestionan en papel o se introducen posteriormente de forma manual, pueden producirse errores y retrasos que afectan a la trazabilidad y a la gestión del proceso.
No obstante, para simplificar este trabajo, Orange Data ha desarrollado LabData Mobile, una aplicación para dispositivos Android que permite digitalizar la recogida de muestras directamente desde el punto de muestreo. Una herramienta especialmente útil para trabajos relacionados con la toma de muestras de agua y el control de la Legionella, pero también aplicable a muchos otros ámbitos.
En este artículo veremos de qué manera LabData Mobile simplifica la recogida de muestras y contribuye a agilizar los procesos del laboratorio.
¿Qué es LabData Mobile y cómo funciona?
LabData Mobile es una solución que permite llevar al dispositivo móvil la gestión de datos que se generan durante las recogidas de muestras. El técnico puede consultar desde su dispositivo las recogidas que tiene programadas, acceder a la información necesaria para realizar cada muestreo y registrar los datos directamente desde el lugar donde se encuentra.
El funcionamiento parte de la preparación de las recogidas en LabData LIMS. La información se sincroniza con el dispositivo móvil para que el técnico pueda disponer de los datos necesarios durante su trabajo de campo.
Desde el propio dispositivo móvil, el técnico puede completar los datos correspondientes a cada toma de muestras y añadir información relevante sobre el proceso, como los parámetros analizados, observaciones o fotografías del punto de muestreo. Cuando finaliza el trabajo, los datos se sincronizan de nuevo con el sistema de gestión del laboratorio.
Así, el técnico puede registrar la información directamente durante la recogida, sin necesidad de realizar anotaciones para introducirlas más tarde. Los datos quedan vinculados a la muestra desde el inicio, facilitando su posterior gestión en el laboratorio.
Controla cada detalle durante la recogida de muestras de agua y Legionella
Uno de los ámbitos en los que la digitalización de la toma de muestras resulta especialmente interesante es el control de aguas y Legionella.
Por ejemplo, cuando se realizan controles en instalaciones como las torres de refrigeración, el profesional puede introducir directamente desde el dispositivo móvil la información correspondiente a cada punto de toma de muestras. Desde el lugar donde se realiza la toma de muestras, el técnico puede registrar la información correspondiente a la instalación y anotar los diferentes parámetros obtenidos durante la revisión, como:
- la temperatura,
- el pH,
- los niveles de cloro,
- la turbidez,
- el biocida,
- la purga
- …
Además, LabData Mobile permite incorporar fotografías, comentarios y documentación que pueden servir como evidencias del trabajo realizado.
De este modo, los datos registrados durante el muestreo de Legionella quedan asociados a la muestra correspondiente desde el momento de la recogida. La información recopilada en la visita se mantiene centralizada y puede consultarse posteriormente en el laboratorio, facilitando así la continuidad y trazabilidad de todo el proceso.
Del punto de muestreo al laboratorio sin transcripciones manuales
Uno de los principales problemas de trabajar con registros en papel es que la información debe introducirse posteriormente en los sistemas del laboratorio. Este paso supone dedicar tiempo a tareas administrativas y, además, puede dar lugar a errores durante la transcripción.
Con LabData Mobile, el proceso cambia. Los datos se registran directamente en el dispositivo del técnico y se sincronizan con LabData LIMS, reduciendo la necesidad de introducirlos manualmente una segunda vez.
Esto permite que el laboratorio pueda disponer de la información de las recogidas incluso antes de que las muestras lleguen físicamente a sus instalaciones. Así, el personal puede conocer qué muestras están pendientes de recepción y preparar el trabajo necesario para continuar con el proceso analítico.
De este modo, la información recogida durante el muestreo se integra de forma más ágil en la gestión del laboratorio, facilitando la continuidad y el seguimiento de todo el proceso.
Ventajas de digitalizar la toma de muestras
La digitalización de la recogida de muestras no solo sustituye el papel por una pantalla. Además, facilita la organización de las tareas y el control de los datos generados durante el proceso.
Entre sus principales ventajas destacan:
- La reducción de errores de transcripción: los datos se registran directamente durante la recogida.
- La mejora de la trazabilidad: la información queda vinculada a cada muestra y proceso.
- La agilización de la gestión: el laboratorio recibe los datos sin depender de una posterior introducción manual.
- La facilidad del trabajo de los técnicos: toda la información necesaria para las recogidas está disponible desde el dispositivo móvil.
- La recopilación de evidencias: el técnico puede añadir:
- fotografías,
- posición GPS,
- anotaciones,
- otros elementos relacionados con el muestreo.
- Google Maps: visualización del punto de muestreo en el mapa para evitar desplazamientos erróneos.
- La eliminación de las tareas duplicadas: se reduce la necesidad de registrar la misma información varias veces.
- La integración entre técnicos y laboratorio: los datos registrados durante el muestreo quedan vinculados al sistema de gestión.
En conjunto, estas funcionalidades ayudan a construir un proceso de toma de muestras más ágil, organizado y trazable.
Sigue trabajando incluso sin conexión
El trabajo de campo no siempre se realiza en lugares con una conexión estable. Una toma de muestras puede llevarse a cabo en instalaciones alejadas, espacios industriales o ubicaciones donde la cobertura es limitada. Por eso, contar con una herramienta que permita continuar trabajando con normalidad, incluso en estas circunstancias, resulta fundamental para los técnicos.
LabData Mobile está diseñada para facilitar este tipo de situaciones, ya que permite disponer en el propio dispositivo de la información necesaria para realizar la recogida y registrar los datos durante el muestreo sin depender de una conexión constante. Una vez recuperada la conexión, toda la información puede sincronizarse con LabData LIMS, de modo que el trabajo realizado en campo queda integrado con el sistema de gestión del laboratorio.
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De esta manera, la falta de cobertura no tiene por qué impedir que el técnico complete su trabajo ni obligarle a volver a utilizar registros en papel.
¿Para qué laboratorios está pensado LabData Mobile?
Aunque la recogida de muestras de agua y los controles relacionados con la Legionella son algunos de sus casos de uso, LabData Mobile puede aplicarse a diferentes tipos de trabajos de campo.
La herramienta puede utilizarse en ámbitos como:
- Aguas de consumo
- Piscinas
- Aguas residuales e industriales
- Sanidad ambiental
- Medio ambiente
- Higiene industrial
- Seguridad alimentaria
- Control de superficies, ambientes e instalaciones
Esto permite adaptar la digitalización a laboratorios que realizan diferentes tipos de muestreo y necesitan mantener conectados a sus técnicos con el sistema de gestión del laboratorio.
Digitaliza la toma de muestras con Orange Data
La digitalización permite conectar el trabajo que realizan los técnicos sobre el terreno con la gestión diaria del laboratorio, reduciendo tareas manuales y mejorando la trazabilidad de cada recogida.
Con LabData Mobile y LabData LIMS, Orange Data ofrece una solución pensada para que la información fluya desde el punto de muestreo hasta el laboratorio de forma más ágil y organizada.
Por ello, si quieres simplificar la gestión de tus recogidas de muestras, contáctanos para descubrir cómo LabData Mobile puede ayudarte a digitalizar el trabajo de campo y conectar tus procesos con el laboratorio.
