Los laboratorios enfrentan desafíos diarios como la pérdida de muestras, errores en el ingreso de los datos y el mal mantenimiento de sus equipos. Para abordar estos problemas y mejorar la gestión de muestras y flujos de trabajo complejos, muchos laboratorios recurren a sistemas de gestión (LIMS). Estos softwares permiten organizar datos, gestionar equipos, controlar accesos, etiquetar muestras, hacer un seguimiento de las mismas y facilitar la comunicación dentro del laboratorio, entre otras funciones.
Tanto en laboratorios clínicos como en grupos académicos y de investigación, si existen dificultades en estas áreas, es probable que sea el momento de incorporar un sistema LIMS. Con esta herramienta, no solo se solucionarán los problemas existentes, sino que también se añadirán muchas otras funcionalidades que optimizarán las operaciones del laboratorio.
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Ahora bien, desde Orange Data, te mostramos en este artículo qué problemas de laboratorio puede solucionar un LIMS.
6 problemas comunes en los laboratorios
1. Errores en la gestión de datos del laboratorio
El volumen y la complejidad de los datos generados en los laboratorios son abrumadores, y los métodos manuales de análisis pueden dar lugar a errores y pasar por alto tendencias importantes. Entre los problemas más frecuentes se encuentran:
- Errores de cálculo: depender de cálculos manuales puede generar errores humanos. Un sistema LIMS permite calcular automáticamente datos como concentraciones y volúmenes, minimizando errores.
- Datos mal etiquetados: los técnicos pueden cometer errores al etiquetar muestras debido al gran volumen de trabajo. Un LIMS asegura que los registros se actualicen correctamente y mantiene un historial para detectar y corregir posibles errores.
- Datos faltantes: la búsqueda manual de datos en cuadernos u hojas de Excel puede ser tediosa y propensa a errores. Un sistema LIMS organiza los datos de manera que sea fácil acceder a ellos cuando sea necesario.
- Datos mal informados: recopilar grandes volúmenes de datos en informes listos para el cliente puede ser una tarea difícil. Un software de gestión permite a los usuarios organizar y presentar estos datos de manera eficiente.
2. Cuidado inadecuado del equipo de laboratorio
El equipo de laboratorio es una de las inversiones más importantes. Si no se mantiene correctamente, puede fallar y generar pérdidas. Los problemas comunes en la gestión de equipos incluyen:
- Equipos sin calibrar: el mantenimiento adecuado de los equipos es esencial, pero puede ser tedioso. Un LIMS ayuda a gestionar el mantenimiento y envía alertas cuando es necesario calibrar los equipos.
- Mantenimiento rutinario no realizado: los instrumentos de laboratorio requieren mantenimiento regular para evitar fallos. Un sistema de gestión organiza las alertas para realizar estos mantenimientos a tiempo.
- Reservas duplicadas: los errores de programación en las reservas de equipos son comunes. Un LIMS facilita la gestión de reservas al mostrar en tiempo real qué equipo está siendo utilizado.
3. Seguimiento de muestras propenso a errores
La gestión de muestras es vital para el éxito de cualquier laboratorio. Un mal manejo de las muestras puede generar retrasos o, peor aún, pérdidas. Los problemas comunes en la gestión de muestras incluyen:
- Muestras mal etiquetadas: un software de gestión de laboratorio asigna identificadores únicos a cada muestra y genera etiquetas de código de barras para facilitar su gestión y seguimiento.
- Almacenamiento incorrecto de muestras: las muestras deben almacenarse adecuadamente para evitar su deterioro. Un LIMS permite registrar la ubicación exacta de cada muestra.
- Flujos de trabajo incorrectos: los laboratorios manejan múltiples muestras al mismo tiempo, lo que puede generar errores en el flujo de trabajo. Un sistema de gestión automatiza el proceso para evitar estos problemas.
4. Gestión de inventarios inexacta
La falta de un sistema eficaz para gestionar el inventario puede generar retrasos y estrés en el laboratorio. Algunos problemas asociados con una gestión inadecuada del inventario incluyen:
- Inventario vencido: los consumibles tienen fechas de vencimiento, y un LIMS alerta cuando los productos están cerca de caducar.
- Inventario faltante: un sistema LIMS permite escanear productos y registrar su ubicación, evitando la pérdida o el mal almacenamiento de los materiales.
- No reponer el inventario a tiempo: un software de gestión puede alertar cuando es necesario reponer artículos y mantener un registro completo de la adquisición de materiales.
5. Gestión ineficaz del flujo de trabajo
Para asegurar resultados precisos, los laboratorios deben seguir procedimientos operativos estandarizados. Algunos problemas comunes incluyen:
- Procedimientos desactualizados: un LIMS mantiene las versiones más recientes de los procedimientos y actualiza los flujos de trabajo según sea necesario.
- Controles de calidad deficientes: un sistema de gestión de laboratorios alerta cuando los controles de calidad no se cumplen, lo que permite a los técnicos identificar y corregir rápidamente los problemas.
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6. Problemas de acceso y seguridad de los datos
La protección de los datos es esencial en cualquier laboratorio, especialmente en entornos clínicos, para cumplir con las normativas de privacidad. Los problemas comunes de seguridad incluyen:
- Datos no protegidos: un LIMS asegura que los datos confidenciales, como la información médica, se mantengan seguros y cumplan con las normativas.
- Acceso no autorizado: un software de gestión proporciona un control de acceso mediante autenticación en dos factores, asegurando que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos confidenciales.
En definitiva, elegir el LIMS adecuado es esencial para la eficiencia de cualquier laboratorio. Un buen sistema debe ser flexible y adaptarse a las necesidades específicas del mismo.
Ahora bien, si estás pensando en implementar un LIMS en tu laboratorio y no sabes por dónde empezar, en Orange Data, podemos ayudarte a crear una solución personalizada que satisfaga las necesidades de tu laboratorio. Contáctanos ahora y recibe toda la información sin compromiso.
